Guía de Usuario SF

Dónde vive esto

Entra a cualquier Contrato y mira la columna derecha de la pestaña Resumen. Ahí está el panel “Registrar actividad” con cinco botones, y justo debajo el “Publicador de actividad” estándar con “Nuevo evento”. Todo lo que se registra ahí cae en la misma Cronología de actividad, en orden cronológico.

Justo debajo, ya dentro de la Cronología de actividad, está el Publicador de actividad estándar de Salesforce —otros tres íconos, misma familia de conceptos:

Nueva tareaversión estándar · campos distintos a la de la sección 3

Nuevo eventola misma de la sección 5

Correo electrónicoenvía un correo real desde Salesforce

Cuidado: el ícono verde “Nueva tarea” de aquí no es el mismo botón que el de la sección 3 —abre el formulario estándar de Salesforce, sin el campo Categoría. Para el flujo de esta guía, usa siempre el botón “Nueva tarea” del panel “Registrar actividad”.

Actividad, Tarea o Evento

No son tres alternativas que compiten —son dos preguntas en cadena. Casi cualquier conversación real dispara la primera, y algunas además disparan la segunda.

Paso 1 — ¿la conversación ya ocurrió? Si sí, siempre —siempre— se registra como Actividad, sin importar si dentro de esa conversación se mencionó una hora futura.

Paso 2 — ¿dentro de esa actividad quedó algo pendiente, y con hora exacta? Esto solo aplica si la Actividad del Paso 1 dejó algo abierto.

Un caso real que usa las dos preguntas —y responde la trampa clásica: “llámeme a las 3” no es una Actividad, es lo que queda pendiente dentro de la Actividad de hoy:

Fíjate que quedan dos registros, no uno: la Llamada de hoy (lo que pasó) y el Evento de mañana (lo que falta). Si en vez de “a las 11” el socio hubiera dicho solo “mañana”, el tercer paso sería una Nueva tarea en vez de un Evento —mira el contraste en las secciones 4 y 5.

Las cuatro interacciones

Son cuatro botones distintos pero un solo formulario —solo cambia el título del cuadro y, con eso, qué tan “ida y vuelta” fue la conversación. Así se ve al abrir Llamada:

WhatsApp · mismo formulario

Correo · mismo formulario

Visita · mismo formulario

Fecha

Cuándo ocurrió la interacción. No siempre es hoy: si registras con retraso una llamada de ayer, cambia la fecha.

Categoría

De qué trató la conversación. Elige la más específica posible —evita “Información general” u “Otro” si alguna de estas encaja mejor:

Reservaciones Puntos Créditos y pagos Ventas y Postventa Hotel Antigua Hotel Pacífico Interval App Contratos Información general Otro

Resultado

Cómo quedó la conversación al colgar/cerrar. Es el campo que decide si aquí termina la historia o si falta algo:

El check “Requiere seguimiento” es una bandera de filtro, no crea nada por sí solo. Si el Resultado implica que algo queda pendiente con fecha concreta, márcalo y además crea la Nueva tarea aparte —el check ayuda a encontrar el registro después, la Tarea es lo que de verdad aparece en la agenda de alguien.

Qué escribir en Comentarios

Comentarios es texto libre: una o dos frases que cuenten qué pasó, en el orden en que pasó. Estos son extractos textuales —sin parafrasear— de la tabla de comentarios del sistema anterior en el VPS, tal como los escribió el asesor en su momento (solo se omiten nombres de socios):

Cuando algo queda pendiente

Una Nueva tarea es una acción concreta que alguien —tú u otra persona— tiene que hacer, sin hora exacta: llamar mañana, verificar con Contabilidad, enviar un documento, dar seguimiento a una solicitud. Si el Resultado de una interacción fue “Pendiente de seguimiento” o “Esperando respuesta del socio”, esto es lo que sigue.

Asunto

Obligatorio. Escribe la acción en infinitivo: “Llamar para confirmar pago”, no “Pago pendiente”.

Fecha de vencimiento

El día en que esa acción debe estar hecha. Sin fecha, la tarea se pierde en la lista general.

Asignado a

Por defecto eres tú. Cámbialo si le corresponde a otra persona o área.

Prioridad / Categoría

Mismos criterios que en una interacción: usa la categoría más específica.

Ejemplo real —fíjate que nadie dio una hora exacta, solo “el fin de semana”. Por eso es Tarea y no Evento:

Cuando ya hay hora acordada

Úsalo solo cuando hay una cita concreta con fecha y hora ya definidas —una visita programada, una llamada agendada a una hora exacta. Es la excepción, no la regla: la mayoría de visitas y llamadas se registran después de ocurrir, con los botones de la sección 3. El evento es para el caso contrario: algo que todavía no pasa pero ya tiene hora en el calendario.

Asunto

Qué es la cita: “Visita agendada — entrega de documentos”.

Inicio / Fin

Fecha y hora exactas, ya acordadas con el socio.

Ubicación

Oficina, sucursal, o “llamada telefónica” si no es presencial.

Ejemplo real —aquí sí hubo hora exacta (“martes 18 a las 3:00 pm”), por eso es Evento y no Tarea:

Recuerda la regla de la sección 2: si hay hora exacta, es Evento; si solo hay día, es Tarea.

Todo cae en la misma cronología

Llamadas, correos, WhatsApp, visitas, tareas cerradas y eventos pasados aparecen juntos y en orden en la Cronología de actividad del Contrato. Ese es el punto: cualquiera que abra el contrato reconstruye la historia completa del socio sin tener que preguntarle a nadie qué pasó.

Hoja de bolsillo